PEC: cos’è e perché conviene averla

La Posta Elettronica certificata, o semplicemente PEC, è l’alternativa elettronica alla raccomandata con avviso di ricevimento: ha le stesso valore legale, ma avviene per via telematica e, inoltre, permette di ottenere il domicilio digitale.

La Posta Elettronica certificata è stata istituita per decreto nel febbraio 2005 e da allora varie normative hanno attribuito valore crescente al suo utilizzo, favorendone la diffusione.
All’apparenza è una semplice casella di posta elettronica, e si usa esattamente allo stesso modo. Può consentire di inviare messaggi sia verso altre caselle PEC sia verso caselle di posta normali. Ma ha la caratteristica di essere certificata da un fornitore, pertanto i messaggi PEC sono legalmente equiparati a una raccomandata con avviso di ritorno o a un fax, pur non avendo supporto cartaceo e non richiedendo il pagamento di alcuna spesa di spedizione.

Chi deve avere una PEC

Con decreto del 2009, tutte le società e i professionisti, come pure tutte le Pubbliche Amministrazioni (PA) devono obbligatoriamente avere un indirizzo PEC.
Dal 2013 è inoltre fatto obbligo a tutti i titolari di partite IVA e alle Ditte Individuali di registrare il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata presso il Registro delle Imprese.

Come reperire gli indirizzi PEC

Su sito governativo Inipec, istituito presso il Ministero per lo Sviluppo Economico, è possibile reperire gli indirizzi di PEC di professionisti e imprese attraverso una ricerca nell’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata, a cui possono accedere le pubbliche amministrazioni, i professionisti, le imprese, i gestori, gli esercenti di servizi pubblici e tutti i privati cittadini. Per accedervi non è necessaria alcuna autenticazione.

Il valore legale della PEC

La casella PEC è molto simile a una qualunque casella di posta elettronica, ma ha delle caratteristiche uniche che la rendono legalmente valida per poter opporre a terzi il recapito del messaggio e il suo contenuto immodificabile.
In pratica, quando si invia un messaggio tramite PEC si ricevono sulla propria casella dei messaggi del gestore che attestano l’orario esatto della spedizione, l’avvenuta (o mancata) consegna al destinatario e, inoltre, la certezza del contenuto che non può essere in alcun modo alterato. Sia il mittente che il destinatario sono identificati in maniera sicura e univoca e, al momento del recapito del messaggio, il mittente riceve dal gestore del destinatario una ricevuta di consegna, che riporta data e ora e l’intero contenuto del messaggio consegnato, allegati compresi.

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Sicurezza della PEC

Il servizio di Posta Elettronica Certificata fornito da diversi gestori deve necessariamente utilizzare soltanto protocolli sicuri.
In caso di errore in una qualche fase (accettazione del messaggio, invio o consegna), il gestore del servizio di Posta Elettronica Certificata invia un messaggio al mittente, che pertanto è a conoscenza del mancato recapito del messaggio al destinatario.
Inoltre, anche nel caso in cui il mittente le abbia smarrite, il gestore conserva per 30 mesi le ricevute, che hanno esattamente lo stesso valore legale di quelle inviate originariamente.

Possibili usi della PEC

La Posta Elettronica Certificata può sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali, per trasmettere documenti.
La PEC è fondamentale per comunicare con le PA e con gli Enti, come anche per candidarsi a concorsi pubblici e gare d’appalto.
Inoltre può essere utilizzata per tutte quelle comunicazioni che abbiano necessità dell’attestazione d’invio, ma non di quella di consegna. Ad esempio si può usare la PEC per inviare fatture, contratti, ordini, direttive, circolari.
Può essere utile per le comunicazioni ufficiali all’interno di un’organizzazione, come ditte in franchising, e per inviare gli stipendi ai dipendenti.
Anche in vari ambiti di particolare delicatezza, come la sanità e la finanza, la Posta Elettronica Certificata sta diventando lo strumento preferenziale e, in certi casi, obbligatorio.

PEC e Domicilio Digitale

Il Domicilio Digitale è una sorta di domicilio virtuale, equivalente al domicilio fisico, presso cui PA e gestori di servizi pubblici possono inviare documentazione legale.
Secondo quanto stabilito nel Codice dell’Amministrazione Digitale, il Domicilio Digitale deve essere necessariamente stabilito presso un servizio di PEC o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, detto SERCQ.
La comunicazione del Domicilio Digitale tramite registrazione del proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata è obbligatoria per le imprese e i liberi professionisti iscritti agli albi.
Per quanto riguarda i privati cittadini, si sta cercando di spingerli a stabilire un Domicilio Digitale tramite la registrazione di un indirizzo PEC presso l’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente, ANPR, al fine di facilitare la comunicazione con loro, evitando la tradizionale lettera raccomandata.

Comodità e praticità della PEC

In conclusione, con un semplice indirizzo di Posta Elettronica Certificata, che si può richiedere semplicemente da qui e che ha un costo di attivazione e mantenimento minimo, ogni professionista e privato cittadino ha la possibilità di inviare e ricevere documenti con valore legale, comodamente da casa sua o dal luogo di lavoro, senza doversi spostare fisicamente in un ufficio postale e senza alcuna spesa di spedizione. Inoltre, con lo stesso strumento, potrà anche ottenere un Domicilio Digitale, che avrà lo stesso valore e la stessa funzione di quello fisico.

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Armando Chiacchio

Armando Chiacchio

Professionista di pratiche amministrative e Procuratore telematico da oltre 20 anni.